Dicas de Gestão Comercial

Como simplificar a gestão

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Administração à distância

Duas tecnologias podem melhorar a comunicação entre funcionários, fornecedores e clientes: a intranet e a extranet. A Mundo Verde, rede de franquias que fatura cerca de 100 milhões de reais por ano, utiliza a intranet como canal oficial de comunicação entre a matriz e os franqueados. Hoje, quando um novo produto é oferecido no catálogo, a seção de notícias avisa o lojista, e não apenas apresenta a novidade, mas presta contas de como a negociação foi feita com o fabricante. "É um depósito virtual de informações, abastecido por todos os departamentos da empresa", diz Elísio Joffe, um dos fundadores da Mundo Verde.

O sistema de extranet funciona de modo parecido, só que alcança um público externo à marca. A empresa escolhe um grupo pré-definido -- como fornecedores ou funcionários, por exemplo -- e compartilha informações pela extranet. A Urubu.Info, pequena empresa paulistana de tecnologia que fornece jogos, ringtones, papéis de parede e protetores de tela para telefones celulares, usa a extranet para divulgar seu catálogo de produtos online para potenciais clientes, como as agências que fornecem conteúdo móvel para operadoras. Os custos com extranet variam de 350 reais a 30 mil reais, além das mensalidades.

Escritórios virtuais

Novas tecnologias acopladas aos aparelhos celulares têm permitido aos executivos e funcionários de uma empresa trabalharem fora do escritório. A TIM dispõe de vários pacotes de serviços corporativos voltados a essa finalidade. Para pequenas empresas, há o plano Nosso Grupo, que custa de 89 a 159 reais. O plano inclui opção para consulta de conferências. A operadora também disponibiliza serviços para escritórios móveis, como conexão à internet, acesso a e-mails de qualquer lugar e utilização de softwares e aplicações corporativas.

Vivo e Claro também dispõem de soluções empresarias. O Vivo Escritório Móvel Wap é uma solução de gerenciamento de informações pessoais por meio do celular que permite enviar e receber e-mails até mesmo com arquivos anexados, consultar e editar a agenda de compromissos e contatos. Outro recurso é o gerenciamento remoto de arquivos, que possibilita que o usuário acesse documentos previamente compartilhados em seu computador.

Diminuir a papelada

Muitas outras pequenas e médias empresas brasileiras vêm recorrendo ao Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) para organizar melhor o acesso a informações importantes e também se livrar de pilhas de papéis e arquivos antigos. Embora não seja uma ferramenta nova, só recentemente tornou-se financeiramente viável para empresas menores. Hoje, essas soluções custam, em média, 6 mil reais. Os ganhos mais evidentes com sistemas de GED são a redução da papelada, a liberação do espaço antes ocupado e a diminuição do tempo com atividades burocráticas, como arquivamento, procura e controle de dados. As cópias eletrônicas também podem ser compactadas e armazenadas em local seguro, protegendo as informações da empresa. "Com o GED, o resgate de qualquer papel é feito em poucos cliques", diz Rosália Paraíso Matta, diretora da Documentar, consultoria mineira especializada em inteligência corporativa.

Fonte: Portal Exame